Koordinasyon Birimi

Koordinasyon Birimi Akreditasyon, Basın , Eğitimler, Projeler ve UR-GE faaliyetlerinin sorumluluğunu üstlenmiştir.

Akreditasyon ve Basın Sorumlusunun görev ve sorumlulukları,

  • Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sisteminin tüm faaliyetleri için belirlenen politika ve hedefler doğrultusunda gerekli proseslerin oluşturulması ve sürdürülmesini sağlayarak Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sisteminin performansını firma içinde ve dışında en iyi şekilde temsil etmek.
  • Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sistemi ilke ve faydalarını gözeterek, sistemin yapısını oluşturan temel yeterlilik ve temel hizmetleri, imkân ve yetkileri dâhilinde sağlamak ya da sağlanmasını organize etmek,
  • Yürütülmesinden sorumlu olduğu Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sistemi prosedürlerine ilişkin formların hazırlanması, onaylanması ve dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlamak ya da organize etmek.
  •  Kurumda çalışanlar için kalite kültürünün yerleşmesi için çalışmalar yapar, hizmet kalite standartlarının öngördüğü eğitimlerin yapılmasını sağlamak.
  • Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sistemi belgelerinin etkinlik ve işlevselliğini ve personelin belgelerle alakalı etkinlik ve işlevsellik noktasındaki taleplerini değerlendirerek prosedüre uygun düzenlemeyi sağlamak.
  • Kurumda çalışanlar için kalite kültürünün yerleşmesi için çalışmalar yaparak, hizmet kalite standartlarının öngördüğü eğitimlerin yapılmasını sağlamak.
  • Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sistemine ilişkin belgelerin etkinlik ve işlevselliğine ve personelin bu belgelerle ilgili etkinlik ve işlevsellik taleplerine yönelik çalışmalar yaparak prosedüre uygun düzenlemeyi sağlamak.
  • Akreditasyon ve Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını yürüterek, sistemi iyileştirmeye yönelik öneri getirmek, diğer odalar ve borsalar, TOBB  ve kamu kuruluşlarıyla iletişimi sağlamak ve işbirliği yapmak.
  • Akreditasyon öz denetimi ve kalite yönetim sistemi iç denetlemelerinin organizasyonu ve uygulamasını yapmak, raporlamak ve takibatını yapmak.
  • Odanın stratejik planının hazırlanmasında, stratejik plana bağlı iş planlarının hazırlanmasında sorumluluk almak ve gerçekleştirilen çalışmaların çıktılarını Yönetim Kurulunun onayına sunmak, Yönetim Kurulunun onayladığı iş planı ve diğer çıktıların uygulanmasını ve stratejik hedeflerinin gerçekleşmesini takip etmek, İş planlarına bağlı gözden geçirme toplantılarını planlamak ve sonuç raporlarını hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunmak,
  •  Odanın faaliyet gösterdiği kentte faaliyet gösteren basın kuruluşlarıyla sürekli irtibatta olmak.
  • Odanın gerçekleştirdiği ve kamuyla paylaşılması gereken her türlü faaliyetin haberinin yayınlanmasına yönelik girişimlerde bulunmak ve haberlerin takibatını yapmak,
  • Odanın görünürlüğü ve tanıtımını arttırmak üzere web sitesini hazırlamak ya da hazırlatmak, web sitesindeki bilgi, duyuru ve haberleri güncellemek ya da güncelleştirilmesini sağlamak, sosyal medya sayfalarında kurumu aktif hale getirmek ve bu hizmetlerin sürekliliğini sağlamak,
  • Kurum adına periyodik olarak yayınlanacak basılı medya unsurlarının yayına hazırlanmasını sağlamak ya da organize etmek,
  • Odanın basında çıkan haberlerini derleyerek analizlerini yapmak,

Eğitimler  ve Projeler Sorumlusunun görev ve sorumlulukları

  • Hibe programları, teşvikler ve yararlanılabilecek projeler konusunda Oda’yı ve üyeleri bilgilendirmek,
  • Oda tarafından yürütülen projelerin takibini yapmak,
  • Yurtiçi-Yurtdışı fuarların takibi ve bilgilendirilmesi
  • Kurum ve kuruluşlar ile ortak olunan projelerde ortaklık yapısı doğrultusunda proje faaliyetlerini takip etmek,
  • Eğitim konuları belirlemek ve eğitim düzenlemek,
  • Yapılan eğitimler sonrası katılımcılara anket yapmak,
  • Eğitimi ve katılımcı anketlerinin analizini yapmak,
  • Personel memnuniyet, müşteri memnuniyet anketlerini yapmak ve sonuçlarını değerlendirmek,
  • Oda tarafından yapılan organizasyonlarla ilgili her türlü işlerin takibini yapmak (davet, davetiye, yer ayarlanması, menü vs.)
  • Akreditasyon ve kalite sistemi ile ilgili ortaya çıkabilecek yeni görevleri yapmak,

UR-GE Proje Sorumlusunun görev ve sorumlusunun görev ve sorumlulukları

  • Proje kapsamında gerçekleştirilecek analiz, eğitim danışmanlık, yurt dışı pazarlama ve alım heyeti gibi faaliyetlerin hazırlanması ve uygulanması için gereken tüm çalışmaları yürütmek ve koordine etmek,
  • Projenin yurt içinde ve yurt dışında tanıtılmasına yönelik çalışmalar yürütmek, işbirlikleri ve ortaklıklar geliştirmek üzere ön yazışmaları yapmak,
  • Sektöre yön veren kurum kuruluş ve derneklerle düzenli ilişkiler kurmak, firmaların ve projenin hedeflerine ulaşması için sektörel ilişkiler geliştirmek,
  • Sektörü yakından takip ederek, firmaları etkileyebilecek yenilik ve trendleri araştırmak ve takip etmek, yerinde bağlantılar kurmak (yurt içi ve yurt dışı)
  • Sektörün ihracat, tasarım ve tanıtımı için gereken işbirliği ortamını sağlamak,
  • Proje raporlamalarını, ilgili tüm bilgi ve belgenin toplanmasını ve projenin idari görev ve sorumluluklarını yerine getirmek.
  • Bu çerçevede Genel Sekreterlikçe verilecek görevleri yerine getirmek.
 

Muhasebe

  • Tahakkuk işlemi yapılan Oda aidat ve munzam aidatlarının üyelere tebligatını Haziran ve Ekim aylarında yılda iki kez yapmak,
  • Munzam aidatların tahakkukunu, Munzam aidatların ve yıllık aidatların tahsilatını yapmak,
  • Aidat tebligatlarının iade gelmesi sonucu bunların takibini yapmak,  üye oda dosyalarına koymak,
  • Yeni kayıt yaptıranların kayıt ücretlerini tahakkuk ederek tahsilatını sağlamak,
  • Üyenin talebi üzerine verilen belgelerin tahsilatını sağlamak,
  • Yönetim Kurulunca belirlenen kasada bekletilecek rakam dışındaki Günlük tahsilatı bankaya yatırılması için hazırlamak,
  • Oda Yönetim Kurulundan çıkan ödemeleri,  Genel Sekreter talimatı ile yapmak,
  • Yılsonlarında aidat borçlarını ödemeyen üyelerin tespitini yapıp askıya alınacak ve icraya verilmesi gereken üyelerin listelerinin hazırlanması,
  •  Re’sen kaydı silinecek üyelerin listesinin hazırlanması,
  • Her yılın ilk üç ayı odalara yapılması gereken munzam aidat payı paylaşımları ile ilgili odaların tespitini yapıp gerekli yazışmaları yapmak,
  • Odamıza kayıtlı üyelerin vergi durumlarındaki değişikliklerin vergi dairesi ile yapılan yazışma sonunda üyelik sistemine kaydedilmesi,
  • Aidat borçlarını zamanında ödemeyen üyeleri belirlemek, takibini yapmak ve tahsilatını gerçekleştirmek,
  • Yönetmelikte belirtilen yevmiye, defter-i kebir, kasa defterleri onaylatmak, işlemek ve yılsonunda ciltlettirilerek saklamak, 
  • Mizan, gelir-gider bütçe izleme raporu, bilanço düzenlemek,
  • Oda gelir ve giderlerini yılın ilk ayında tahakkuk ettirip muhasebeleştirmek, 
  • Oda gelir ve giderlerinin tahakkukunu yaparak, tahsil tediye ve mahsup fişlerini düzenlemek, çıktısını saklamak
  • Her mali yılın ilk ayı içinde kasada bulundurulacak para miktarının belirlenmesini sağlamak, aşan miktarın bankalara yatırılmasını sağlamak
  • Demirbaş alımları için, siparişi veren bölüm sorumlusunun ihtiyaç formunu kabul ederek, Genel Sekretere sunulmasını ve Oda Yönetim Kurulunun gündemine alınmasını sağlamak, Yönetim Kurulunun değerlendirmesi ve onayına müteakip,  satın alma işlemini gerçekleştirmek. (gayrimenkul alımları hariç- gayrimenkul alımları Yönetim Kurulunun önerisi ve Oda meclisinin tasdiki ile gerçekleştirilir.)
  • Oda demirbaşlarının kayıtlarını tutmak, süresini dolduran demirbaşların yönetmeliğe göre silinmesini sağlamak
  • Satın alma ihtiyacı olan bölüm sorumlularının sundukları ihtiyaç formlarını (taleplerini)  alarak, incelemek ve olmayan malzemelerin teminini sağlamak, mevcut olmayan malzemelerin temini için İhtiyaç Formunu Genel Sekreter onayına sunmak, Onaylanan formdaki ürünlerin alımı için Onaylı taşeronlardan satın alma işlemini gerçekleştirmek,
  • Hizmet satın alımları ile ilgili hizmetin özelliğine uygun olarak ve onaylı taşeron                                                                                                  listelerine bağlı kalarak hizmetlerin tedarikini sağlamak,
  • Oda personelinin tayini, görevine son verilmesi ve sigorta ve emekli sandığı ile ilgili münasebetlerine ait her türlü işlemleri yapmak ve buna ilişkin dosyaları tutmak,
  • Oda personelinin ücretini tahakkuk ettirmek ve kayıtlarını tutmak,
  • Muhtasar beyannamesi, KDV beyannamesi, SSK İşsizlik sigortalarını, TOBB Emekli Sandığı primlerini, TOBB K türü birlik paylarını, Sigorta acentelikleri birlik paylarını aylık hazırlamak ve ödemelerini yapmak,

Genel Sekreter Yardımcısı

  • Genel Sekreterin olmadığı zamanlarda yerine Yönetim Kurulu kararıyla vekâlet etmek.
  • Üst yönetimden, kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerin yerine getirilmesine dair desteği sağlamak,
  • Müşteri tatmininin artırılması amacına yönelik olarak, müşteri şartlarının belirlenmiş ve yerine getirilmiş olmasını sağlamak.
  • Kendisine bağlı birimlerin koordineli bir biçimde çalışmasını sağlamak,
  • Genel Sekreterin olmadığı durumlarda oy kullanmama koşulu ile Meslek Komiteleri, Yönetim Kurulu, Meclis Toplantıları, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarına katılmak.
  • Kuruluşun temsilini gerektiren durumlarda dış kuruluşlarla ilişkilerin yürütülmesi,
  • İhracatla ilgili belgelerin ve suretlerin tanzimi, kontrolü ve onay işlemlerini yürütmek,
  • .Genel Sekreterin yönlendirdiği idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek,
  • Odanın vermiş olduğu belgelerin düzenlenmesi için bilgilerin toplanmasını sağlamak,
  • Toplantı davetiyelerinin ve gönderiminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak,

Yönetici Asistanı

  • Yönetim Kurulu Başkanının randevularını ayarlamak ve toplantılarını takip etmek,
  • Yönetim Kurulu Başkanlığına gelen yazıların takibini sağlanmak,
  • Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından verilecek talimatlarıyerine getirmek.
  • Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından verilen işlemlerin takibini yapmak ve kayıt altında tutmak.
  • Yönetim Kurulu Başkanlığı haftalık gündem takibinin yapılması ve organizasyonların düzenlenmesini sağlamak,
  • Yönetim Kurulu Başkanlığına gelen ziyaretçilerin ve misafirlerin karşılamasını ve uğurlamasını sağlamak,
  • Yönetim Kurulu ve Meclis üyeleri ile personelin önemli günlerinin takibini yaparak, gerekli olan hediye işlemlerini yerine getirmek,
  • Aylık, yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak,
  • TOBB İl Kadın Girişimciler Kurulu’nun sekretaryasını yürütmek,
  • TOBB İl Genç Girişimciler Kurulu’nun sekretaryasını yürütmek.

Bilgi İşlem

İçerik hazırlanıyor

Etkinlik Takvimi

Amasya Haritası